包头医学院继续教育学院

学籍档案管理办法

为了加强高等学历继续教育学生学籍档案的管理工作，使学籍档案管理标准统一、科学、规范，不断提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》，结合继续教育学院的学籍档案管理工作的实际情况，特制定本办法。

一、学籍档案的形成和归档

（一）学籍档案是指在学生学籍管理活动过程中形成的，作为原始记录并具有保存价值的文字材料。

（二）此项工作的负责人按学籍管理工作程序，建立健全学籍材料的形成、积累、整理和归档，确保每一项学籍归档文件材料的完整、准确、系统。

（三）学籍档案材料的归档范围主要包括：准考证、新生录取通知书、学籍卡片、成人高考报名登记表及成绩、学籍变动材料、毕业生产实习鉴定表、毕业生成绩汇总表、毕业生登记表等。

（四）归档要求：实行由主管负责人主持立卷归档责任制。凡归档的学籍材料，要求手续完备、字迹工整、清晰、整洁。

二、学籍档案的管理

（一）根据我院学籍管理特点，实行学籍档案由学籍科专人负责，教学管理科成绩管理人员配合管理的方式。学籍管理科负责收集学生从入学到毕业过程中的档案中所需的各种材料，包括：新生准考证、录取通知书、学籍卡片、学籍变动材料、毕业生登记表等；日常成绩单、毕业生成绩汇总单及毕业生毕业实习鉴定表由教学管理科负责。

（二）学生毕业时，应将所需学籍档案材料装入学生档案，进行密封并加盖公章，送交学生本人，并保留回执。

三、学籍档案的借阅

（一）凡本院教职工借阅有关在籍学生的档案，应持本人身份证到学籍科办理借阅手续。对借阅档案必须爱护，不准私自改动、拆装，并严禁带出（只能在学籍管理科档案室查阅）。

（二）凡院外单位人员查阅学籍档案，必须持本单位介绍信和身份证，经主管领导批准后方可查阅。

（三）学籍档案管理人员对归还的学籍档案，应详细检查，查对无误后办理归还手续。