包头医学院科研档案管理暂行办法
包医院字【2008】95号
学校科学技术研究档案是反映学校科学研究成果和科技活动的真实写照,是在科学研究活动中形成的具有保存价值的文件材料,也是学校科技工作可参考利用的凭证依据。我院的科研档案是我院科研活动的真实记录,是科研储备的一种形式和重要的信息资源。
为了保证科研档案的完整、准确、系统和便于管理并利用,依据国家档案法和教育部发布的《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》,以及卫生部颁发的《医学科学技术档案管理办法》,结合我院实际特制定本办法。
第一条
学院科学研究材料的归档工作应作为科研工作的重要组成部分,各院、系、部应协助学院科技处做好科研工作的归档工作。科研人员应当在完成一项科研项目后,将该项目进行过程中所形成的相应材料,按照科研档案的要求及时整理归档。
第二条
在科研活动中形成的归档材料有:
1 .科研项目立项的依据材料:课题申请书、合同书(或任务书或委托书)、项目批准书、科研协议书、专家评审意见、审批文件、经费拨款通知等。
2 .科研过程中形成的材料:研究年度进展报告、 研究的阶段成果、延期结题申请等。
3 .科研结题和成果鉴定材料:项目的技术和总结报告、项目的结题报告、科研论文、论著、成果鉴定申请和鉴定过程形成的全部材料、报奖申请材料、获奖证书和奖励文件、成果推广使用报告、发明申请书、发明评议书、发明证书、发明奖励、研究有关的新闻报道简报等。
4 .取得负结果或因故需修订、中断或撤销课题的科研文件材料也应归档。
5.在进行纸质材料存档的同时还需尽可能提供相应的电子文档,包括文字和图像的电子化资料,充分利用计算机来辅助档案管理工作,使档案工作更趋于规范化和现代化。
第三条
实行科研项目负责人立卷归档的责任制。科研项目完成后,由科研项目负责人对所形成的科研文件材料加以系统整理,经审查验收后进行归档,归档材料也可按不同的实施阶段进行。归档工作原则上应在该课题完成后二个月内完成,没有完整、准确、系统的文件材料,或不能及时归档的项目负责人,学院将不再批准申报新课题。
第四条
教师发表的科研论文应在发表后一个月内及时到科技处进行登记备案,登记时需提供论文原件进行核准,并提供论文复印件进行备案,经备案后的论文方可在年终进行年度论文奖励。
第五条
科研档案的管理和利用:项目组研究人员查阅本课题档案,可直接查阅;其他我院教职工查阅他人科研档案时,须经项目组负责人同意和科技处负责人批准;院外人员查阅科研档案,须持单位介绍信,经科技处负责人批准;复制保存的档案,须经分管院长批准。
对已装订的技术材料,一般不准拆开,有特殊情况需要拆开时,应事先取得档案管理人员的同意。
第六条
本办法由包头医学院科技处解释。
第七条
本办法自公布之日起实行。
(供稿单位:科技处)